Power Automate-এ Multi-level এবং Sequential Approval Process তৈরি করার মাধ্যমে আপনি আপনার কার্যপ্রবাহে একাধিক অনুমোদন স্তর (approval stages) যুক্ত করতে পারেন। এতে একাধিক অনুমোদক বা পক্রিয়াতে বিভিন্ন পর্যায়ের অনুমোদন প্রয়োজন হলে তা কার্যকরভাবে পরিচালনা করা সম্ভব হয়।
এই ধরনের approval process ব্যবহারের মাধ্যমে আপনি একটি ধাপে ধাপে অনুমোদন প্রক্রিয়া তৈরি করতে পারেন, যেখানে একাধিক সদস্যের অনুমোদন নেওয়া হয় এবং তারপরে পরবর্তী পদক্ষেপ নেওয়া হয়। এটি প্রধানত ফাইন্যান্স, ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট, বা প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমে ব্যবহৃত হয়।
Multi-level Approval Process তৈরি করা
Multi-level approval process এ একাধিক স্তরের (level) অনুমোদন থাকতে পারে, যেমন প্রথমে ম্যানেজার অনুমোদন দেন, তারপর সিনিয়র ম্যানেজার, এবং শেষে উচ্চতর নির্বাহী বা কর্তৃপক্ষ। এই ধরনের প্রক্রিয়ায় অনুমোদনের জন্য প্রতিটি স্তরের জন্য আলাদা শর্ত থাকতে পারে।
1. Power Automate-এ Flow তৈরি করুন
- প্রথমে, Power Automate ড্যাশবোর্ডে গিয়ে "Create" বাটনে ক্লিক করুন।
- Instant Flow বা Automated Flow নির্বাচন করুন এবং একটি ফ্লো তৈরি করুন, যা আপনার অনুমোদন প্রক্রিয়ার জন্য উপযুক্ত।
2. Approval Action যোগ করুন
- ফ্লো ডিজাইনারে, + New Step এ ক্লিক করুন এবং "Start and wait for an approval" অ্যাকশন নির্বাচন করুন। এই অ্যাকশনটি ব্যবহৃত হয় Approval প্রক্রিয়া শুরু করার জন্য।
- আপনি Approval type নির্বাচন করতে পারবেন:
- Approve/Reject – First to respond: প্রথম উত্তরদাতার অনুমোদন বা প্রত্যাখ্যান মান্য হবে।
- Approve/Reject – Everyone must approve: সকলের অনুমোদন প্রয়োজন।
- Custom Responses: কাস্টম রিপন্সও তৈরি করতে পারবেন (যেমন, Approve, Reject, or Modify)।
3. Multiple Approval Levels তৈরি করুন
- Condition অ্যাকশন ব্যবহার করে একাধিক অনুমোদন স্তর তৈরি করুন। উদাহরণস্বরূপ:
- প্রথম স্তরের অনুমোদক (যেমন ম্যানেজার) যদি Approve করেন, তাহলে দ্বিতীয় স্তরের অনুমোদকের কাছে পাঠানো হবে (যেমন সিনিয়র ম্যানেজার)।
- যদি দ্বিতীয় স্তরের অনুমোদকও Approve করেন, তাহলে পরবর্তী স্তরে চলে যাবে, অথবা আপনি আরও শর্ত যোগ করে একাধিক অনুমোদন স্তর ব্যবহার করতে পারেন।
- Approval অ্যাকশনের পর Condition অ্যাকশন যোগ করুন, যেখানে আপনি সিদ্ধান্ত নেবেন যে প্রথম স্তরের অনুমোদন Approve হলে, দ্বিতীয় স্তরের অনুমোদন প্রক্রিয়া চালু হবে, নাকি বন্ধ হবে।
4. Parallel Approval (যদি প্রয়োজন হয়)
- যদি আপনি চান একাধিক অনুমোদক একসাথে অনুমোদন দান করুক, তবে Parallel Branching ব্যবহার করতে পারেন। এটি আপনাকে একাধিক অনুমোদকের অনুমোদন একসাথে নেয়ার সুযোগ দেবে।
- Parallel Branching যোগ করতে:
- + New step এ ক্লিক করুন এবং Add a parallel branch নির্বাচন করুন।
- এরপর, প্রতিটি শাখায় পৃথক approval অ্যাকশন যোগ করুন।
- এইভাবে একাধিক অনুমোদকের কাছে একসঙ্গে আবেদন পাঠানো হবে এবং অনুমোদন যেই শাখা আগে পাবে, সেই অনুযায়ী পরবর্তী পদক্ষেপ নেবে।
5. Notification এবং Final Action
- ফ্লো শেষ হলে Notification (ইমেইল বা Teams message) পাঠিয়ে অনুমোদন প্রক্রিয়ার ফলাফল জানাতে পারেন।
- Final Action হিসাবে আপনি SharePoint-এ ডেটা আপডেট বা Excel শিটে নতুন তথ্য যুক্ত করতে পারেন, যা অনুমোদন প্রক্রিয়া শেষে কার্যকরী হবে।
Sequential Approval Process তৈরি করা
Sequential approval process বা ধাপে ধাপে অনুমোদন প্রক্রিয়া হলো এমন একটি প্রক্রিয়া, যেখানে একে একে প্রত্যেক স্তরের অনুমোদন নিতে হয়। প্রথম অনুমোদক অনুমোদন দিলে পরবর্তী অনুমোদককে অনুমোদন করার জন্য পাঠানো হয়।
1. Power Automate-এ Flow তৈরি করুন
- প্রথমে Instant Flow বা Automated Flow তৈরি করুন এবং পরবর্তী পদক্ষেপগুলো সেট করুন।
- Start and wait for an approval অ্যাকশন ব্যবহার করুন, প্রথম স্তরের অনুমোদনের জন্য।
2. First-level Approval (প্রথম স্তরের অনুমোদন)
- প্রথম স্তরের অনুমোদকের জন্য "Start and wait for an approval" অ্যাকশন যোগ করুন। এখানে আপনি নির্দিষ্ট করতে পারেন যে, এটি একটি Approve/Reject টাইপের প্রক্রিয়া।
- আপনার শর্ত অনুযায়ী অনুমোদন বা প্রত্যাখ্যান হলে পরবর্তী স্তরের অনুমোদককে অনুরোধ পাঠানো হবে।
3. Second-level Approval (দ্বিতীয় স্তরের অনুমোদন)
- Condition অ্যাকশন ব্যবহার করে First-level approval শেষ হওয়ার পর, Second-level approval এর জন্য একটি নতুন "Start and wait for an approval" অ্যাকশন যোগ করুন।
- এই প্রক্রিয়া চলাকালীন, আপনাকে দ্বিতীয় স্তরের অনুমোদকের কাছে Approval Request পাঠানো হবে। Condition চেক করবে যদি প্রথম স্তরের অনুমোদন Approve হয়, তখন দ্বিতীয় স্তরের অনুমোদন প্রক্রিয়া শুরু হবে।
4. Final Approval and Action
- যদি দ্বিতীয় স্তরের অনুমোদনও সফল হয়, তবে ফ্লোটি সম্পূর্ণ হবে এবং পরবর্তী কার্যপদ্ধতি (যেমন ডেটা আপডেট বা অন্য কোনো অ্যাকশন) শুরু হবে।
- ফ্লো শেষে আপনি Final Notification পাঠাতে পারেন, যেমন একটি ইমেইল বা Teams মেসেজ।
Multi-level এবং Sequential Approval এর উপকারিতা
- নিরাপত্তা বৃদ্ধি: একাধিক স্তরের অনুমোদন নিশ্চিত করে যে কোনো গুরুত্বপূর্ণ সিদ্ধান্ত বা কার্যকলাপ সঠিকভাবে যাচাই করা হয়েছে।
- স্বচ্ছতা এবং ট্র্যাকিং: প্রতিটি স্তরের অনুমোদন বা প্রত্যাখ্যানের পরিপূর্ণ ইতিহাস থাকতে পারে, যা ভবিষ্যতে কাজে আসবে।
- নির্ধারিত প্রক্রিয়া: কোনো কাজে প্রয়োজনীয় অনুমোদন প্রক্রিয়া স্বয়ংক্রিয়ভাবে অনুসরণ করার ফলে কার্যপ্রবাহ আরও মসৃণ হয় এবং সময় সাশ্রয়ী হয়।
- ইন্টিগ্রেশন: ফ্লোটি বিভিন্ন Microsoft সেবা যেমন Outlook, Teams, SharePoint, ইত্যাদির সঙ্গে ইন্টিগ্রেট করা যেতে পারে, যা অনুমোদন এবং যোগাযোগ ব্যবস্থাকে আরও দক্ষ করে তোলে।
এইভাবে আপনি multi-level এবং sequential approval প্রক্রিয়া Power Automate-এ তৈরি করতে পারেন, যা আপনাকে আরো শক্তিশালী এবং সুশৃঙ্খল কার্যপ্রবাহ তৈরি করার সুযোগ দেবে।
Read more
